El evento

como organizar un evento perfecto

Mas de 12 años trabajando en eventos

Quería estrenar este primer artículo del blog hablando del evento, o de los eventos en general. Antes que nada me gustaría deciros que todos estos artículos están escritos sobre vivencias y experiencias. Me gustaría invitaros con vuestros comentarios a nutrir mas este artículo. Es más, os invito a completar los artículos que vaya escribiendo en este blog con vuestras opiniones, curiosidades, inquietudes, experiencias…

Llevo mas de 12 años trabajando en eventos y he visto de todo. Detrás de un evento se esconden decenas de personas. Todos vemos el glamour que representan los eventos con luces, sonido, videos, efectos, un catering exquisito, una decoración que te deja sin habla, un servicio humano que hace que te sientas como en casa… Para llegar a ese momento y que todo salga perfecto ha habido muchas horas de trabajo. Desde quien tiene la primera idea de realizar un evento hasta quien organiza hasta el último detalle, como poner una copa en una mesa.

¿Que es un evento?

Un evento es una unión de profesionales que por separado no tienen nada que ver pero que se necesitan para que esto se convierta en algo mágico.

Pasan muchas horas, días, semanas, meses…, organizar un espectáculo de este tipo. Pueden ser congresos, conciertos, cenas de gala, entregas de premios, reuniones de empresa, eventos sociales…

Hay muchas clases de eventos, pero todos siguen un mismo camino: quien tiene la idea, como se desarrolla, quien la lleva a cabo, que es lo que hace falta para poder realizarlo, buscar colaboradores, empresas, equipo audiovisual, catering, decoración, escenografía, lugar donde se realizará el evento…

La cadena organizativa de un evento

Como veis, se necesitan de muchos profesionales de diferentes ámbitos. En algunos casos, la empresa que tiene la idea de realizar el evento contrata a otra empresa organizadora de eventos para que le realice esta ardua tarea. En otros casos, la misma empresa tiene un departamento específico que gestiona todo este entramado. La cadena organizativa de un evento podría ser la siguiente:

– Empresa que tiene la idea de organizar un evento.

– Contrata a una empresa organizadora de eventos y delega (opcional como he comentado arriba):

– La búsqueda del lugar donde realizar el evento

– La empresa audiovisual

– Diseño de carteles, flayers, acreditaciones…

– El equipo de azafat@s, asistentes.

– El catering

– Empresa que organiza eventos lúdicos para que se distraigan los asistentes.

– Escenografía / Decoración

– Servicio de transportes (autocares, chofers)

– Empresa de floristeria para decoración

– Etc.

La misma empresa organizadora de evento pueden gestionar los transfers al aeropuerto de los asistentes, el hotel de los mismos, habitaciones…

Es posible que tanto las empresas audiovisuales, de catering, de decoración, empresa de azafat@s…, subcontraten equipo humano profesional, dependiendo de la magnitud y las necesidades del cliente.

Aquí os he escrito un pequeño post de lo que conlleva la organización de un evento. Si queréis profundizar mas, tan solo poneos en marcha y organizar uno, pero ya os digo que no será un trabajo fácil de realizar y con muchas horas por delante de trabajo, pero si os puedo decir que será una satisfacción el poder disfrutar del evento, la tensión de que salga todo bien y el disfrute que ello aportará, además de muchos nervios.

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